資料の印刷や、ファイリングから開放される時がついに来た！
もっと仕事をシンプルに、効率的にしたい！と思う方向けに、
前回ブログでは、「Quip」というドキュメント管理ツールを紹介しました。
今回はその第２弾。機能の詳細と、Salesforce連携についてです。
これで会議前の資料印刷や、刷り直しから開放されること間違いなし！
※前回までの関連ブログをご覧になっていない方はそちらを先にご覧頂くと、より理解が深まります。
資料の印刷や、ファイリングから開放されたい
紙ベースで仕事をしていると、こういったことを何度も経験しているかと思います。
私も以前は「やっぱりちょっと、めんどくさい...」と小さなストレスを感じながら、
社内の仕組みというものは早々には変わるものではなく、「しょうがないか...」といってそのまま仕事をしていました。
出来ることなら、もっと仕事をシンプルにしたい！というのが理想。
紙の書類をやめて、ドキュメントツールで共有してその上で仕事をすると、こういったことから開放されます。
ちなみに、個人的にはですが、
ドキュメントツールを使い初めてから、「書類を印刷」するといった行為自体が、ほとんど無くなりました！
【復習】ドキュメント共有ツール「Quip」
ドキュメント共有ツールの一例として、前回ブログで紹介したのは、Salesforce社が提供する「Quip」です。※参考⇒Quip公式サイト
前回の記事をまだ読んでいない方は、ぜひ「第１弾」の概要を御覧ください。
※参考⇒【第1弾】オフィスでの働き方の常識を変えるITツールをご紹介！ ～ドキュメント編～
◆まとめ_Quipでできること◆
1. Quip×Salesforce連携
現時点でも、QuipとSalesforceと連携機能は存在します。
先日サンフランシスコで行われた、Salesforceのビックイベント”Dreamforce 2018”において新しい発表がありました。
現在は、Quipドキュメントへのリンクが表示されるだけですが、
今後は、Salesforce側でもその内容が表示できるようにアップデートがかかるようです。
下記はサンプル画像となりますので、イメージの参考になるかと思います。
◆現在
◆今後
出典元：Dreamforce 2018 /How Salesforce Uses Quip to Accelerate the Speed of Business
2. フォルダ権限の管理・チームでチャット共有・同時編集
テンプレートのサンプルから、例として「製品立ち上げプロジェクト」を選択しました。
Quipの画面の構成は大きくは変わりませんので、どのシートを開いても統一されています。
画面の構成としては、３つに分かれています。
①上部では、共有されているメンバーを表示
１つのドキュメント上では、そのドキュメントが誰に共有されているかをメンバーリストで見ることが可能です。
他のメンバーを追加することも出来ますし、フォルダごとでアクセス制限をかけることも出来ます。
②右横では、リアルタイムででメンバーとチャットが可能
右横では、メンバーとチャットが可能になります。「＠XXXXXX（名前）」を入れると、個人宛のメッセージになります。
また、「既読」や「いいね」ボタンが付いているので、コミュニケーションが一層加速しますね。
メールでのやりとりだと、「Aチーム XXXX様 お世話になっております〇〇です。△△の件、承知致しました。」
とチーム内でやっていたことが「いいね」や「既読」で代用出来ます。
③メンバー間で同時編集が可能
中心部分では、シェアされているメンバーが同時に編集することが出来ます。
編集中の場合、メンバーのアイコンが表示されます。
3. チャット機能でドキュメント上で話し合い
ドキュメント上の文章、写真で気になる部分を、ピンポイントで、個人宛にチャットをすることが出来ます。
ピンポイントチャットのようなものが、黄色いアイコンで画面上には表示されます。
このチャットボックスは「閉じる」で非表示にすることが出来き、数字のカウントはチャットやり取り件数を示しています。
4. 効率的な進捗管理が可能・日付のリマインド
テンプレートなどを利用して、プロジェクトをドキュメント上で管理・指示することが出来ます。
カウントの日付は自動で更新されますし、また、担当者ごとに締め切り日付を設定することが出来ます。
締切の日付が近づいてくると、担当にリマインド通知がくるのが良いですね！
もちろん、声かけは重要ですが、
上司など、締切や進捗をしつこくチームメンバーに伝えなくてもよくなるのは良いかもしれません。
また、関連するQuip資料のリンクを貼ることも出来ます。
5. 豊富なテンプレ・スライド機能
Quipの素晴らしいポイントは、業務カテゴリごとのテンプレートが充実していること！
書類を作成するときに、地味に悩んでしまい、余分な時間をかけてしまいがちなのが「レイアウト」や「構成」です。
既存のテンプレートを使えば、既に構成が決まっているので、かなりの効率化が可能。
ただ情報を上から穴埋めしていくだけで、要素がシンプルにまとまりますし、完成形が見えているので、資料の作成もスムーズです。
また、LiveAppの機能もかなり使えます。
自分で１から作るのが面倒な、フローチャート・チャート図などをカスタムすることが出来るのは便利です。
こういった図を、自分で丁寧に作ったりすると、結構時間かかったりするんですよね...
最初から複数パターン用意されているので、「こんなの欲しかった！」というのが選びたい放題です。
こちらは、新たに増えたスライド機能です。
スライドは、１人で作成するのではなく、チームで分けて作成することも多いので、
Quipでシェアしながら、予め担当ページを決め、各自作成し終わったらコメントチャットでレビューしてもらうというのは楽ですね。
ちなみに同時編集が可能なので、ドキュメントは常に１つ。
「どれが最新版なんだっけ？」というありがちなファイル管理トラブルも、もうなくなります。
資料の印刷や、ファイリングはもういらない？！
Quipのようなドキュメントツールによって、きちんとシートが作成されていれば、
資料の印刷や、ファイリングをする機会はぐっと減ると思います。
また、既存のテンプレートをうまく使って情報を整理し、共有することによって、業務の効率化も実現できます。
書類の紙管理からの移行を考えていらっしゃる場合は、Quipのようなツールを試してみると、面白いかもしれません。
ただし、チャット機能も大人数プロジェクトになると、
なかなか意見がまとまらず、メッセージが飽和してしまうというデメリットもありますので、まずは5人程度の小さなチームから
初めてみるのがよいと思います。
今回のブログ、いかがでしたでしょうか？
ぜひ、今回の記事が、ドキュメントベースで円滑なコミュニケーションをとる方法があるのだな、と知って頂ける
きっかけになればと思っております。日本企業の働き方がより良いものになりますように！
それでは次回もお楽しみに！