もう情報共有の会議は必要ない！？
確認と仕分け整理だけで午前中が潰れる、大量のEメール
「最新版」と書かれた複数の文書ファイルや、作者不明の謎めいたプレゼン資料
「自分が参加しなくてもいいんじゃないか？」と思いながらも、毎週設定される定例会議
もっと仕事をシンプルに、効率的にしたい！
自分の大事な仕事にもっと集中したい！と思う方必見のITツールをご紹介します。
働き方は多様化の時代へ
女性の活躍推進、ダイバーシティの推進、長時間労働の是正、テレワークの推進など、
「働き方改革」を社会や企業が目指すようになってきました。
様々な背景や家庭事情を抱えながらも、「働きたい」と思う人に対して働く機会を与えることは、人口が減少していく現代の日本社会にとって、大きな課題であると実感している方も多いのではないでしょうか？
あわせて、社員にとって働きやすい環境を実現し、生産性アップを目指すことも、また重要な「働き方改革」のテーマとなります。
政府の方針としても、下記のようなことを目指しており、例として、女性の活躍推進では「女性活躍推進法に基づく認定制度 」といったことも実施しているようです。
企業としても、そういったことを目指してはいるが、運用上、なかなか現場では上手くいっていない...
というケースが多いのではないでしょうか。
こういった「働き方改革」に大きく貢献できるのが、ITやWEBツール。今回は、そのツールを具体的な活用方法を元に紹介していきたいと思います。
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322.html
②女性活躍推進法に基づく認定制度
https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11900000-Koyoukintoujidoukateikyoku/0000135784.pdf
作業を「見える化」することでオフィスの常識が変わる？
少し自分の仕事について、振り返ってみましょう。
下記のようなことは、仕事で少なくとも感じたことがあるのではないでしょうか？
- 「これって、自分が参加しなくてもいいんじゃないか？」と思いながらも、毎週設定される定例会議
- 朝オフィスに来たら、大量のEメール。確認と仕分け整理だけで午前中が潰れた
- プロジェクトチームのフォルダに「最新版_XXXX」が複数並び、一体どれが本当の「最新版」か分からない
- 「消してよいのか、悪いのか？」何年も前の、作者不明の謎めいたプレゼン資料がある
出来ることなら、確認作業や、余分なコミュニケーションはせず、もっと仕事をシンプルにしたい！というのが理想ですね。
ITやWEBの技術は日進月歩しているはずなのに、仕事の進め方や運用が、数年前から変わっていないのも変だな...
と思いながら、日々のタスクをこなすことで手一杯になってはいないでしょうか。
少し、極端な話かもしれませんが、海外ではテレワーク（在宅）の働き方はポピュラーですし、
現実には、そうやって仕事をしている人もいる、と考えると「働き方」は変えられるかもしれない、と思えてきますね。
会社の形態によって運用は様々ですが、プロジェクトの情報が一元管理され「見える化」していれば、余分なコミュニケーションや、
確認作業がぐっと減ります。
ドキュメント共有ツール「Quip」
今回、そんなITツールの一例として、Salesforce社が提供する「Quip」を紹介したいと思います。※参考⇒Quip公式サイト
Quipとは、チーム内外のEメール・会議・エクセル・パワーポイント等でとっていたコミュニケーションを
１つにまとめ、よりシンプルに共有できるようになるというイメージをもってもらうと分かりやすいかもしれません。
出典元：Dreamforce 2018 /How Salesforce Uses Quip to Accelerate the Speed of Business
下記は、公式サイトにも掲載されている動画です。ぜひ一度こちらを閲覧していただくとよりイメージがつくと思います。
※英語サイトを日本語訳する裏技はこちらを参考に⇒ブログ第2弾へ：【裏技】動画やサイトが英語が苦手でも大丈夫！
Quipでは何ができる？
簡単に出来ることの概要リストがこちらで、おおまかなイメージが湧くように画面キャプチャ順に紹介していきます。
現在、Salesforceと連携機能はありますが、さらにSalesforce側でもその内容が表示できるようにアップデートがかかるみたいです。
※今回は概要のみですが、次回の第２弾では、Quipの機能・Salesforceとの連携について、もう少し踏み込んで説明していきます。
- フォルダ権限の管理・チームでチャット共有・同時編集
- チャット機能でドキュメント上で話し合い
- 効率的な進捗管理が可能・日付のリマインド
- 豊富なテンプレ・スライド機能
1.フォルダ権限の管理・チームでチャット共有・同時編集
①上部では、共有されているメンバーを表示
②右横では、リアルタイムででメンバーとチャットが可能
③メンバー間で同時編集が可能
2.チャット機能でドキュメント上で話し合い
ドキュメント上で気になるポイントで、担当者宛に確認をすることが出来ます。
3.効率的な進捗管理が可能・日付のリマインド
テンプレートなどを利用して、プロジェクトをドキュメント上で管理・指示することが出来ます。
また、担当者に締め切りのリマインドが可能です。
4.豊富なテンプレ・スライド機能
※マーケティング・営業・人事・経営チームなど、業務に合わせたテンプレートが充実しており、スライドも作成することが出来ます。
※LiveAppで、追加することによって、１から作るのが面倒な、フローチャート・チャート図などをカスタムすることが出来ます。
情報共有だけの会議はもう要らない?！
Quipのようなドキュメントツールによって、プロジェクトに関するシートが作成されていたら、
少なくとも、情報共有だけの会議はもう必要なくなるかもしれません。
その分、重要な決定をする会議に集中することが出来ますね。
また、QuipやWEB会議システムなどを併用することによって、
「出社して仕事をする」ということが必ずしも必要ではないことが分かったかと思います。
こういったITツールやシステムを導入することによって、下記のような企業のマネジメント層を悩ませる「イレギュラーケース」
にも「テレワーク」といった、新しい選択肢を提供することが出来ますね！
◇イレギュラーケースにも、柔軟な選択肢を提供
- 台風接近などの自然災害の場合、毎回、出社有無の判断や日程調整に苦労する
- 育児・介護の関係で、なかなか通常出社が難しいと、相談された
- 家庭の事情で引っ越す必要があり、泣く泣く辞めなくてはならない社員がいる
今回のブログ、如何でしたでしょうか。
働き方を変えるのは、どんなにツール・手段が充実していたとしても、一朝一夕に出来ることではありません。
しかし、便利なITやWEBツールが登場してきている今、「なるほど！！こういうやり方もあるんだな」と今回知って頂けたことは、
大きな一歩だと思っております。
ぜひ、今回の記事が、御社の社員にとって働きやすい環境を実現し、さらに生産性アップを目指していくきっかけになれば幸いです。
日本の働き方がより良いものになりますように！
次回は、概要だけの説明であったQuipの機能について、もう少し踏み込んで説明できたらと思います。
それでは次回もお楽しみに！
☚オフィスでの働き方の常識を変えるITツールをご紹介！Salesforceとの連携も！～Quip詳細編～
☚テレワークへのハードルは意外と低い！？～Web会議編～
