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オフィスでの働き方の常識を変えるITツールをご紹介! ~ドキュメント編~

執筆者:Hara Yuka

 

 もう情報共有の会議は必要ない!?

 

Young successful businessman flies on colorful balloon

 

 

確認と仕分け整理だけで午前中が潰れる、大量のEメール

「最新版」と書かれた複数の文書ファイルや、作者不明の謎めいたプレゼン資料

「自分が参加しなくてもいいんじゃないか?」と思いながらも、毎週設定される定例会議

もっと仕事をシンプルに、効率的にしたい!

自分の大事な仕事にもっと集中したい!と思う方必見のITツールをご紹介します。

 

 

 

   ◆目次◆

  1. 働き方は多様化の時代へ
  2. 作業を「見える化」することでオフィスの常識が変わる?
  3. ドキュメント共有ツール「Quip」
  4. Quipでは何ができる?
  5. 情報共有だけの会議はもう要らない?!

  

働き方は多様化の時代へ

女性の活躍推進、ダイバーシティの推進、長時間労働の是正、テレワークの推進など、

「働き方改革」を社会や企業が目指すようになってきました。

様々な背景や家庭事情を抱えながらも、「働きたい」と思う人に対して働く機会を与えることは、人口が減少していく現代の日本社会にとって、大きな課題であると実感している方も多いのではないでしょうか?

あわせて、社員にとって働きやすい環境を実現し、生産性アップを目指すことも、また重要な「働き方改革」のテーマとなります。

政府の方針としても、下記のようなことを目指しており、例として、女性の活躍推進では「女性活躍推進法に基づく認定制度 」といったことも実施しているようです。

企業としても、そういったことを目指してはいるが、運用上、なかなか現場では上手くいっていない...

というケースが多いのではないでしょうか。

こういった「働き方改革」に大きく貢献できるのが、ITやWEBツール。今回は、そのツールを具体的な活用方法を元に紹介していきたいと思います。

 

参考:働き方改革

①厚生労働省より「働き方改革」の実現に向けて

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322.html

女性活躍推進法に基づく認定制度 

https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11900000-Koyoukintoujidoukateikyoku/0000135784.pdf

 

作業を「見える化」することでオフィスの常識が変わる?

少し自分の仕事について、振り返ってみましょう。

下記のようなことは、仕事で少なくとも感じたことがあるのではないでしょうか?

  1. 「これって、自分が参加しなくてもいいんじゃないか?」と思いながらも、毎週設定される定例会議
  2. 朝オフィスに来たら、大量のEメール。確認と仕分け整理だけで午前中が潰れた
  3. プロジェクトチームのフォルダに「最新版_XXXX」が複数並び、一体どれが本当の「最新版」か分からない
  4. 「消してよいのか、悪いのか?」何年も前の、作者不明の謎めいたプレゼン資料がある

 

出来ることなら、確認作業や、余分なコミュニケーションはせず、もっと仕事をシンプルにしたい!というのが理想ですね。

ITやWEBの技術は日進月歩しているはずなのに、仕事の進め方や運用が、数年前から変わっていないのも変だな...

と思いながら、日々のタスクをこなすことで手一杯になってはいないでしょうか。

少し、極端な話かもしれませんが、海外ではテレワーク(在宅)の働き方はポピュラーですし、

バケーション休暇も1ヶ月くらい取得しています。

現実には、そうやって仕事をしている人もいる、と考えると「働き方」は変えられるかもしれない、と思えてきますね。

会社の形態によって運用は様々ですが、プロジェクトの情報が一元管理され「見える化」していれば、余分なコミュニケーションや、

確認作業がぐっと減ります。

 

ドキュメント共有ツール「Quip」

 今回、そんなITツールの一例として、Salesforce社が提供する「Quip」を紹介したいと思います。※参考⇒Quip公式サイト

Quipとは、チーム内外のEメール・会議・エクセル・パワーポイント等でとっていたコミュニケーションを

1つにまとめ、よりシンプルに共有できるようになるというイメージをもってもらうと分かりやすいかもしれません。

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出典元:Dreamforce 2018 /How Salesforce Uses Quip to Accelerate the Speed of Business

下記は、公式サイトにも掲載されている動画です。ぜひ一度こちらを閲覧していただくとよりイメージがつくと思います。

※英語サイトを日本語訳する裏技はこちらを参考に⇒ブログ第2弾へ:【裏技】動画やサイトが英語が苦手でも大丈夫!

 

参考:Quip紹介動画

 

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Quip紹介の動画を見る

  

 

 

 

Quipでは何ができる?

 

 簡単に出来ることの概要リストがこちらで、おおまかなイメージが湧くように画面キャプチャ順に紹介していきます。

現在、Salesforceと連携機能はありますが、さらにSalesforce側でもその内容が表示できるようにアップデートがかかるみたいです。

※今回は概要のみですが、次回の第2弾では、Quipの機能・Salesforceとの連携について、もう少し踏み込んで説明していきます。

  1. フォルダ権限の管理・チームでチャット共有・同時編集
  2. チャット機能でドキュメント上で話し合い
  3. 効率的な進捗管理が可能・日付のリマインド
  4. 豊富なテンプレ・スライド機能

 

1.フォルダ権限の管理・チームでチャット共有・同時編集

   ①上部では、共有されているメンバーを表示

 ②右横では、リアルタイムででメンバーとチャットが可能

 ③メンバー間で同時編集が可能

 

marketing-quip-document-tool-step1_13

 

2.チャット機能でドキュメント上で話し合い

 ドキュメント上で気になるポイントで、担当者宛に確認をすることが出来ます。

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3.効率的な進捗管理が可能・日付のリマインド

 テンプレートなどを利用して、プロジェクトをドキュメント上で管理・指示することが出来ます。

 また、担当者に締め切りのリマインドが可能です。

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4.豊富なテンプレ・スライド機能

※マーケティング・営業・人事・経営チームなど、業務に合わせたテンプレートが充実しており、スライドも作成することが出来ます。

 

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※LiveAppで、追加することによって、1から作るのが面倒な、フローチャート・チャート図などをカスタムすることが出来ます。

 

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情報共有だけの会議はもう要らない? 

 

Quipのようなドキュメントツールによって、プロジェクトに関するシートが作成されていたら、

少なくとも、情報共有だけの会議はもう必要なくなるかもしれません。

その分、重要な決定をする会議に集中することが出来ますね。

また、QuipやWEB会議システムなどを併用することによって、

「出社して仕事をする」ということが必ずしも必要ではないことが分かったかと思います。

こういったITツールやシステムを導入することによって、下記のような企業のマネジメント層を悩ませる「イレギュラーケース」

にも「テレワーク」といった、新しい選択肢を提供することが出来ますね!

 

◇イレギュラーケースにも、柔軟な選択肢を提供
  1. 台風接近などの自然災害の場合、毎回、出社有無の判断や日程調整に苦労する
  2. 育児・介護の関係で、なかなか通常出社が難しいと、相談された
  3. 家庭の事情で引っ越す必要があり、泣く泣く辞めなくてはならない社員がいる

  

今回のブログ、如何でしたでしょうか。

働き方を変えるのは、どんなにツール・手段が充実していたとしても、一朝一夕に出来ることではありません。

しかし、便利なITやWEBツールが登場してきている今、「なるほど!!こういうやり方もあるんだな」と今回知って頂けたことは、

大きな一歩だと思っております。

ぜひ、今回の記事が、御社の社員にとって働きやすい環境を実現し、さらに生産性アップを目指していくきっかけになれば幸いです。

日本の働き方がより良いものになりますように!

 

次回は、概要だけの説明であったQuipの機能について、もう少し踏み込んで説明できたらと思います。

それでは次回もお楽しみに!

 

第2弾:Quip詳細編  <https://www.mk-design.co.jp/blog/2018/10/marketing-salesforce-quip-work-style-reform-ma-tool-02>☚オフィスでの働き方の常識を変えるITツールをご紹介!Salesforceとの連携も!~Quip詳細編~

第3弾:Web会議編  <https://www.mk-design.co.jp/blog/2018/10/marketing-telework-remote-work-style-reform-ma-tool-03>☚テレワークへのハードルは意外と低い!?~Web会議編~

 

 

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廣見 剛利
代表取締役社長

20代の頃から、営業会社の組織を率いるかたわら、営業の重要性を認識しながらも、営業の限界について自問自答をし続ける。30代でCRMとSFAに出会いその限界を打破する光が見えつつも、変革しなければならないプロセスの多さに愕然とする。40代に入りマーケティングオートメーションと出会い、見込み客獲得から、見込み客教育、商談化のプロセスの自動化について体現する。商談化前が自動化されることにより、商談後の生涯顧客価値を最大化させるプロセスの見える化、見える化による再現性のある営業組織づくりを実現。同じ悩みをもつ日本企業の解決策を提供すべく、マーケティングデザインを設立。詳しくはこちら

三宅 毅
CMO(最高マーケティング責任者)
2000年半導体部品メーカーに入社。企画部門にて3次元CADの導入などによる業務効率化を成功させる。その後、CAE専門企業に移り、マーケティング活動全般、2008年Salesforce導入プロジェクトに関わる。マーケティングの可能性を追求すべく、2015年にBtoBマーケティング専門エージェンシーにて、Pardotなどの最新のマーケテイングオートメーションツールの導入や各種業界を支援。2017年5月より現職マックスヒルズのCMOとしてマーケティング活動から、会社の生産性向上などHR部門も統括。また、マーケティングデザインの設立にも携わり、中小企業における人材の育成にもつとめている。 Salesforceの導入事例として関連会社のマックスヒルズで掲載されました。詳しくはこちら
Hara Yuka
カスタマーサクセス・マーケティング担当
Webマーケティング業務に携わっております。前職のITコンサルティング会社では、SAP等の業務基幹システムのユーザーシステムサポート業務に従事し、お客様は国内のみならず、海外ユーザーにも対応しておりました。マーケティングデザインでは、ブログ記事を執筆する機会が多く、システムなどのIT・Web関連が苦手な方でも、分かりやすく伝わるように心がけております。日進月歩する分野ですので、最新の情報を出来る限りキャッチしつつ、役立つ情報を発信できるように、頑張っていきます!★Salesforce/EinsteinChampion(2020)認定 ★Twitterはこちら
柴沼 潤
インサイドセールス・マーケティング担当

2019年のはじめに入社し、Salesforce のEinsteinAnalyticsを活用した分析業務に取り組ませていただいております。ダブルワークしており、フリークライマーとしての活動の傍ら業務に取り組んでおります。マーケティングデザインでは私が取り組んできた分析業務の活用事例を紹介させていただくことで、営業支援ツールの導入・活用に役立つ情報を提供していきたいと考えております。機会があれば私自身の勤務の様子をご紹介させていただくかもしれません。ダブルワーク・テレワークといった勤務スタイルがどのように確立されているかなど、興味がある方々にとって有益な情報を発信できるように頑張ります。