【HubSpot】プロパティのデータ整理・旧プロパティの統合方法を伝授

 プロパティの整理は意外と大変… 

こんにちは！マーケティングデザインの原です。

自社でも本格的に活用すると同時に、HubSpotパートナー企業として、他社支援も行っています。

MA「HubSpot」を活用するにあたり、皆さん直面するプロパティ・データの整理や統合の課題。

今使っている方も、これから使う方にも役立つアドバイスをご紹介！

◆目次◆

1. 「HubSpot」とは？
2. HubSpotのプロパティとは？
3. 異なるプロパティを精査後、統合へ
4. 同一プロパティ内・選択肢同士の統合方法
5. プロパティのデータが煩雑化すると…

「HubSpot」とは？

（参考元：https://www.hubspot.jp/ ※2021/6月時点）

HubSpotは世界最大規模の導入実績を誇るMAツールです。

MAだけではなく、CRM・SFAの機能も提供しており、統合型のオールインワンソリューションであることが評価されています。無料トライアルも充実しており、MAをスモールスタートしたい企業からの評価も高くなっています。

各ツールの中でもCRMは無料から活用することが出来ます。（2021年6月時点・詳しい価格表は公式サイトへ）

下記の動画視聴で、少しイメージが湧くかと思いますのでぜひ参考にしてみて下さい。

デモ動画でイメージをつけよう

おすすめHubspotブログはこちら👉【初級編】MAツール・HubSpotとは？CRM無料版を試して学ぶ

HubSpotのプロパティとは？

プロパティーは、データを保存するために使用する項目のことをさしています。
HubSpotでデフォルトのプロパティ（標準項目）もあれば、独自に作成することが出来る「カスタムプロパティ」が存在します。

【1】HubSpot標準のプロパティ

「設定＞データ管理＞プロパティ」でオブジェクトごとに確認できます。

また、他システムに連携をしている場合は、「マッピング」といって、どのプロパティとプロパティを同期しているかも確認することが出来ます。

下記、弊社のサンプル画面となりますが、スクリーンショットからわかるように、作成者が「HubSpot」となっているものが標準で保持している項目です。

また、EメールはSalesforceのメールと連携していることが分かるかと思います。

【2】カスタムプロパティの作成

カスタムプロパティは、独自で作成するものとなります。
ここで特に気をつけて欲しいのが『既に同様のプロパティがないかどうか？』ということです。
下記のナレッジベースを見ていただけると分かるように、新しいデータの”箱”を作ることはとても簡単に作成できてしまいます。

発生例としてあげると、下記の様に同様の項目が複数あるといった状況が生まれてしまうのです。

-------------------------------------------------

・役職区分　

・役職名

・あなたの役職はなんですか？

・マネージャー区分選択

・職位ヒアリング....etc..
-------------------------------------------------

おそらく、フォームを作成する際に、各々の担当者が独自で新規作成しているといった場合ですと上記の様な状況が発生してしまいます。
レポートで分析したり、ステータスを絞ってリストを作成するといった際には、分析が出来なかったり、リストから漏れたりしてしまうので、大変もったいないです。

上記の様な状況を発生させない為にも、プロパティの管理と運用ルール決めは、HubSpot導入の初期段階に必ず実施することを、

強くおすすめします！

異なるプロパティを精査後、統合へ

■プロパティを一括ダウンロードし確認

既にHubSpotを使用している場合、まず現状のプロパティがどうなっているか、把握する必要があります。

なので、一度、全てのプロパティを一括ダウンロードし、重複しているものがないか、不要なものがないか確認しましょう。

「設定＞データ管理＞プロパティ」の「すべてのプロパティをエクスポート」でダウンロード出来ます。

■統合方法①インポートでデータの上書きを実行

異なるプロパティ同士のの統合方法は、2パターン考えられるかと思います。1つ目は、書き換えたいデータをエクスポートし、編集し直してからインポートで上書きする方法です。
表記ゆれなど、本格的なデータのテコ入れが必要になる場合は、こちらの方法が良いと考えられます。
データのボリュームにもよりますが、ある程度クレンジングに対して、作業時間が必要であるという認識を持っておいたほうが良いでしょう。

■統合方法②HubSpotのワークフロー機能を活用

2つ目は、ワークフローのコピー機能を使うことです。ただし、こちらはデータ型の互換性がある場合のみ可能になりますので、その点はご注意ください。

例としてあげると、「ドロップダウン選択型」は「単行テキスト型」にコピーができる様ですが、「単行テキスト型」を「ドロップダウン選択型」にコピーをするということが仕様上出来きないそうです。（2021年9月時点）

詳しくは下記の公式ナレッジベースをご確認頂ければと思います。

同一プロパティ内・選択肢同士の統合方法

次は、同一のプロパティ内で選択肢どうしをマージする方法についてご紹介します。

サンプル例として「役職区分」というプロパティ内の「統括支配人・統括マネージャー」と「店舗支配人・店舗マネージャー」を統合させたいとします。その場合は、プロパティの「マージ」機能を使って、統合することが可能です。

こちらの操作は、注意事項含めて詳細は下記のナレッジが役立つと思いますので、ぜひご参考下さい。

プロパティのデータが煩雑化すると…

今回は、プロパティの精査や統合方法について簡単に紹介させて頂きました。

HubSpotでは、プロパティがある程度簡単に新規作成できてしまう分、気がつかずに、担当者ごと、他部門ごとに増えてしまっている場合が多いです。

データがバラバラと煩雑化してしまうと、HubSpotの機能を活かしきれず【もったいない】状態にしていしまう点が3つ挙げられます。
■もったいないポイント①：レポートやダッシュボードで可視化しずらい

レポートやダッシュボードで「可視化」する際に、プロパティが煩雑化すると、見たいグラフや表が作れず、現状を把握しずらくなってしまいます。データ活用の根本を揺るがしてしまうので、出来れば避けたい事態です。

また、可視化という意味でいうと、プロパティのデータ型を「自由テキスト入力」にしておくよりも、予め定義された、選択式（ドロップダウン型やラジオボタン型）にしておくと良いでしょう。そうする事で、フィルター機能の活用や割合の分析なども可能になります。

■もったいないポイント②ターゲット宛のリストがうまく作れない

HubSpotでメルマガや、キャンペーンのメールを配信している方も多いかと思います。その際に、配信リストを作成しますよね。
その際、例えば「役職がマネージャー以上の人」のみセグメント配信したいとします。この時に、役職のプロパティが複数存在すると、フィルター条件から自然と漏れてしまい、対象の人に配信できないという事態を招いてしまいます。

■もったいないポイント③他のシステムとの連携時のマッピングに困る

HubSpotは、他のシステムとの連携も可能です。その際、互いのシステムで共通でもっているデータはプロパティのマッピングを行い、データの同期出来る様になっています。

しかしプロパティが煩雑化すると、マッピング先が決められず困ってしまいます。他システムと連携する前に、現状のHubSpot内のデータの見直しや整理はぜひ実施しておきたいものです。

今回のHubSpotブログ、如何でしたでしょうか？

とはいえ、なかなか導入直後からデータプロパティの定義や運用ルールを、きっちり決めておくことは難しいかもしれませんね。
ですが、この工程を侮ってしまうと、「データの可視化」や「セグメント配信」、「システム連携」で、大きな壁にぶつかってしまいます。データが蓄積すればするほど、データ精査が大変になってきてしまいます。

初期段階にやっておくことで、HubSpotの活用のスピードが全く違ってくるので、しっかりとデータの整理や定義は実施していきましょう！

マーケティングデザインでは、HubSpotパートナー企業として導入・活用等のご相談も受け付けておりますので、ぜひ気軽にご連絡下さい。