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【HubSpot】プロパティのデータ整理・旧プロパティの統合方法を伝授

執筆者:原 友香

 プロパティの整理は意外と大変…ブログTOP_HubSpotプロパティ精査方法伝授 

こんにちは!マーケティングデザインの原です。

自社でも本格的に活用すると同時に、HubSpotパートナー企業として、他社支援も行っています。

MA「HubSpot」を活用するにあたり、皆さん直面するプロパティ・データの整理や統合の課題。

今使っている方も、これから使う方にも役立つアドバイスをご紹介!

◆目次◆

  1. 「HubSpot」とは?
  2. HubSpotのプロパティとは?
  3. 異なるプロパティを精査後、統合へ
  4. 同一プロパティ内・選択肢同士の統合方法
  5. プロパティのデータが煩雑化すると…

  

「HubSpot」とは?

MA_Hubspot_step_01_pic_04

(参考元:https://www.hubspot.jp/ ※2021/6月時点)


HubSpotは世界最大規模の導入実績を誇るMAツールです。

MAだけではなく、CRM・SFAの機能も提供しており、統合型のオールインワンソリューションであることが評価されています。無料トライアルも充実しており、MAをスモールスタートしたい企業からの評価も高くなっています。

各ツールの中でもCRMは無料から活用することが出来ます。(2021年6月時点・詳しい価格表は公式サイト

下記の動画視聴で、少しイメージが湧くかと思いますのでぜひ参考にしてみて下さい。

デモ動画でイメージをつけよう

HubSpotのMA機能 /Marketing Hub


マーケティングに必要なツールとデータを1か所に

”Marketing Hubなら、マーケティング関連のすべてのツールとデータを優れた1つのプラットフォームに集約できます。一元化による時間の短縮に加えて、1人ひとりに寄り添った体験を提供するために必要な情報を把握できることで、自社の商品やサービスを必要としているオーディエンスを惹きつけて顧客になってもらうことができます。”
(参考元:https://www.hubspot.jp/products/marketing

おすすめHubspotブログはこちら👉【初級編】MAツール・HubSpotとは?CRM無料版を試して学ぶ

HubSpotのプロパティとは?

プロパティーは、データを保存するために使用する項目のことをさしています
HubSpotでデフォルトのプロパティ(標準項目)もあれば、独自に作成することが出来る「カスタムプロパティ」が存在します。

【1】HubSpot標準のプロパティ

「設定>データ管理>プロパティ」でオブジェクトごとに確認できます。

また、他システムに連携をしている場合は、「マッピング」といって、どのプロパティとプロパティを同期しているかも確認することが出来ます。

下記、弊社のサンプル画面となりますが、スクリーンショットからわかるように、作成者が「HubSpot」となっているものが標準で保持している項目です。

また、EメールはSalesforceのメールと連携していることが分かるかと思います。


Hubspot_blog_properties_setting_01

 

HubSpotプロパティについての詳細はこちらHubspotナレッジベース
プロパティーを管理する(https://knowledge.hubspot.com/jp/crm-setup/manage-your-properties

【2】カスタムプロパティの作成

カスタムプロパティは、独自で作成するものとなります。
ここで特に気をつけて欲しいのが『既に同様のプロパティがないかどうか?』ということです。
下記のナレッジベースを見ていただけると分かるように、新しいデータの”箱”を作ることはとても簡単に作成できてしまいます。

発生例としてあげると、下記の様に同様の項目が複数あるといった状況が生まれてしまうのです。

-------------------------------------------------

・役職区分 

・役職名

・あなたの役職はなんですか?

・マネージャー区分選択

・職位ヒアリング....etc..
-------------------------------------------------

おそらく、フォームを作成する際に、各々の担当者が独自で新規作成しているといった場合ですと上記の様な状況が発生してしまいます。
レポートで分析したり、ステータスを絞ってリストを作成するといった際には、分析が出来なかったり、リストから漏れたりしてしまうので、大変もったいないです。

上記の様な状況を発生させない為にも、プロパティの管理と運用ルール決めは、HubSpot導入の初期段階に必ず実施することを、

強くおすすめします!

 

詳細はこちらHubspotナレッジベース
カスタムプロパティーの作成(https://knowledge.hubspot.com/jp/contacts/how-can-i-create-a-custom-property)

異なるプロパティを精査後、統合へ

■プロパティを一括ダウンロードし確認

既にHubSpotを使用している場合、まず現状のプロパティがどうなっているか、把握する必要があります。

なので、一度、全てのプロパティを一括ダウンロードし、重複しているものがないか、不要なものがないか確認しましょう。

「設定>データ管理>プロパティ」の「すべてのプロパティをエクスポート」でダウンロード出来ます。

Hubspot_blog_properties_setting_02

■統合方法①インポートでデータの上書きを実行

異なるプロパティ同士のの統合方法は、2パターン考えられるかと思います。1つ目は、書き換えたいデータをエクスポートし、編集し直してからインポートで上書きする方法です。
表記ゆれなど、本格的なデータのテコ入れが必要になる場合は、こちらの方法が良いと考えられます。
データのボリュームにもよりますが、ある程度クレンジングに対して、作業時間が必要であるという認識を持っておいたほうが良いでしょう。

詳細はこちらHubspotナレッジベース
インポートファイルを設定する(https://knowledge.hubspot.com/jp/crm-setup/set-up-your-import-file)

■統合方法②HubSpotのワークフロー機能を活用

2つ目は、ワークフローのコピー機能を使うことです。ただし、こちらはデータ型の互換性がある場合のみ可能になりますので、その点はご注意ください。

例としてあげると、「ドロップダウン選択型」は「単行テキスト型」にコピーができる様ですが、「単行テキスト型」を「ドロップダウン選択型」にコピーをするということが仕様上出来きないそうです。(2021年9月時点)

詳しくは下記の公式ナレッジベースをご確認頂ければと思います。

詳細はこちらHubspotナレッジベース:ワークフローで値をコピーできる、互換性のあるプロパティータイプ
https://knowledge.hubspot.com/jp/workflows/compatible-source-and-target-properties-for-copying-property-values-in-workflows

同一プロパティ内・選択肢同士の統合方法

次は、同一のプロパティ内で選択肢どうしをマージする方法についてご紹介します。

サンプル例として「役職区分」というプロパティ内の「統括支配人・統括マネージャー」と「店舗支配人・店舗マネージャー」を統合させたいとします。その場合は、プロパティの「マージ」機能を使って、統合することが可能です。

Hubspot_blog_properties_setting_03

こちらの操作は、注意事項含めて詳細は下記のナレッジが役立つと思いますので、ぜひご参考下さい。

詳細はこちらHubspotナレッジベース
プロパティーを管理する(https://knowledge.hubspot.com/jp/crm-setup/manage-your-properties

プロパティのデータが煩雑化すると…

Young business man with problems and stress in the office

今回は、プロパティの精査や統合方法について簡単に紹介させて頂きました。

HubSpotでは、プロパティがある程度簡単に新規作成できてしまう分、気がつかずに、担当者ごと、他部門ごとに増えてしまっている場合が多いです。

データがバラバラと煩雑化してしまうと、HubSpotの機能を活かしきれず【もったいない】状態にしていしまう点が3つ挙げられます。
■もったいないポイント①:レポートやダッシュボードで可視化しずらい

レポートやダッシュボードで「可視化」する際に、プロパティが煩雑化すると、見たいグラフや表が作れず、現状を把握しずらくなってしまいます。データ活用の根本を揺るがしてしまうので、出来れば避けたい事態です。

また、可視化という意味でいうと、プロパティのデータ型を「自由テキスト入力」にしておくよりも、予め定義された、選択式(ドロップダウン型やラジオボタン型)にしておくと良いでしょう。そうする事で、フィルター機能の活用や割合の分析なども可能になります。

■もったいないポイント②ターゲット宛のリストがうまく作れない

HubSpotでメルマガや、キャンペーンのメールを配信している方も多いかと思います。その際に、配信リストを作成しますよね。
その際、例えば「役職がマネージャー以上の人」のみセグメント配信したいとします。この時に、役職のプロパティが複数存在すると、フィルター条件から自然と漏れてしまい、対象の人に配信できないという事態を招いてしまいます。

■もったいないポイント③他のシステムとの連携時のマッピングに困る

HubSpotは、他のシステムとの連携も可能です。その際、互いのシステムで共通でもっているデータはプロパティのマッピングを行い、データの同期出来る様になっています。

しかしプロパティが煩雑化すると、マッピング先が決められず困ってしまいます。他システムと連携する前に、現状のHubSpot内のデータの見直しや整理はぜひ実施しておきたいものです。

今回のHubSpotブログ、如何でしたでしょうか?

とはいえ、なかなか導入直後からデータプロパティの定義や運用ルールを、きっちり決めておくことは難しいかもしれませんね。
ですが、この工程を侮ってしまうと、「データの可視化」や「セグメント配信」、
「システム連携」で、大きな壁にぶつかってしまいます。データが蓄積すればするほど、データ精査が大変になってきてしまいます。

初期段階にやっておくことで、HubSpotの活用のスピードが全く違ってくるので、しっかりとデータの整理や定義は実施していきましょう!

マーケティングデザインでは、HubSpotパートナー企業として導入・活用等のご相談も受け付けておりますので、ぜひ気軽にご連絡下さい。

 

どんな小さな質問・ご相談でも構いません。まずは、気軽にご相談ください。
気軽にお問い合わせ下さい <https://www.mk-design.co.jp/contact>

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廣見 剛利
代表取締役社長

20代の頃から、営業会社の組織を率いるかたわら、営業の重要性を認識しながらも、営業の限界について自問自答をし続ける。30代でCRMとSFAに出会いその限界を打破する光が見えつつも、変革しなければならないプロセスの多さに愕然とする。40代に入りマーケティングオートメーションと出会い、見込み客獲得から、見込み客教育、商談化のプロセスの自動化について体現する。商談化前が自動化されることにより、商談後の生涯顧客価値を最大化させるプロセスの見える化、見える化による再現性のある営業組織づくりを実現。同じ悩みをもつ日本企業の解決策を提供すべく、マーケティングデザインを設立。詳しくはこちら

三宅 毅
CMO(最高マーケティング責任者)
2000年半導体部品メーカーに入社。企画部門にて3次元CADの導入などによる業務効率化を成功させる。その後、CAE専門企業に移り、マーケティング活動全般、SFA導入プロジェクトに関わる。マーケティングの可能性を追求すべく、2015年にBtoBマーケティング専門エージェンシーにて、Pardot、Marketo、Hubspot、シャノンなどのマーケテイングオートメーションツールの導入や各種業界を支援。Pardotは、日本に入ってきた当初からサポート。 2017年5月より現職のCMOとして紹介キャンペーンツール「 KUCHICO PREMIUM」や 店舗集客支援のマーケティング活動、2018年4月にはインサイドセールスの立ち上げ、ITを駆使した会社の生産性向上などHR部門も統括。また、同時に、中小企業におけるマーケティング支援、SFA支援や構築、人材の育成にもつとめる。Salesforceの導入事例として掲載されました。詳しくはこちら
Hara Yuka
マーケティング ストラテジスト
Webマーケティング業務に携わっております。前職のITコンサルティング会社では、SAP等の業務基幹システムのユーザーシステムサポート業務に従事し、お客様は国内のみならず、海外ユーザーにも対応しておりました。マーケティングデザインでは、ブログ記事を執筆する機会が多く、システムなどのIT・Web関連が苦手な方でも、分かりやすく伝わるように心がけております。日進月歩する分野ですので、最新の情報を出来る限りキャッチしつつ、役立つ情報を発信できるように、頑張っていきます!★Salesforce/EinsteinChampion(2020)認定 ★Twitterはこちら
柴沼 潤
データ サイエンティスト

2019年のはじめに入社し、Salesforce のEinsteinAnalyticsを活用した分析業務に取り組ませていただいております。ダブルワークしており、フリークライマーとしての活動の傍ら業務に取り組んでおります。マーケティングデザインでは私が取り組んできた分析業務の活用事例を紹介させていただくことで、営業支援ツールの導入・活用に役立つ情報を提供していきたいと考えております。機会があれば私自身の勤務の様子をご紹介させていただくかもしれません。ダブルワーク・テレワークといった勤務スタイルがどのように確立されているかなど、興味がある方々にとって有益な情報を発信できるように頑張ります。