テレワークは、複合コミュニケーションがオススメです
今回は働き方改革シリーズの第４弾、「まとめ編」です。
慣れないテレワークでは、つまづくポイントもあります。筆者の経験から
今回は注意点やデメリットを整理し、他のコミュニケーションとの併用でバランス
を整える方法を一緒に模索していきましょう。
※前回までの関連ブログをご覧になっていない方はそちらを先にご覧頂くと、より理解が深まります。
Web会議のデメリット・注意点①
筆者も、主にテレワークで仕事をしています。
入社当時から、上司の拠点は「東京」で、私の拠点は「大阪」なのです。
最初は「うまくコミュニケーションをとれるのだろうか？」と心配していた点もありますが、今ではすっかり慣れてきました。
何事もそうですが、テレワークにも、デメリット・メリットがあります。
今回のまとめ編では、実際のテレワーク経験から感じたデメリットとその解決方法を紹介していきます。
◆複数でのミーティングでの注意ポイント
画面上に同じ方向を向いた複数の人が存在すると、「誰」が「誰に」何を話しているかが掴みづらくなります。
「ブログ第3弾：Web会議編」で紹介した基本的な注意点プラス、下記の点に気をつけると良いです。
Web会議のデメリット・注意点②
◆長時間ミーティングでの注意ポイント
長時間にわたるミーティング（目安としては１時間以上の場合）では、音質と画質がより重要になってきます。
特にメガネの人は、ヘッドセットが頭に合わないと、こめかみ部分が圧迫されて痛くなってしまう可能性があります。
その上で、「ブログ第3弾：Web会議編」で紹介した基本的な注意点プラス、下記の点に気をつけると良いです。
ドキュメントツールのデメリット・注意点①
ブログ第１弾と２弾ではドキュメント共有ツールの例として、「Quip」を紹介しました。
ドキュメントとチャットを併用することは、文書で記録が残るという一方で、デメリットがあります。
得に躊躇にデメリットを受けてしまうのが「複数のプロジェクトをもつ、マネージャーの方」です。
【発生しがちな事象】
忙しいマネージャーは、複数のプロジェクトを持っていることが多いです。
その分、チームからの相談や確認といったメッセージが、誰よりも多く飛び交います。
たとえドキュメント上では「既読」になっていたとしても、
複数プロジェクトがたてこみ、通知が多い場合は、見落とされている可能性もゼロではありません。
コミュニケーションに、完璧はありません。そういった場合に備えて、
・上司をチャットにいれる場合のルールを明確に決めるなど、運用ルールを見直す
・定例ミーティングでWeb会議を設定し、きちんとお互いに共通認識がとれているかどうかを確認する
といったことが大切です。
テレワークでも、対面を「0％」にしないで
テレワークのメリットは、「効率的かつ柔軟なコミュニケーション」が出来ることです。
ただ一方で、個人的な相談など、いわゆる「仕事上、少し話しづらい」ようなことは、文章やWeb会議に頼り切りなコミュニケーションでは、難しい場合があります。
ですので、「100％完全にテレワークにする」というのはその点でリスクかもしれません。
やはり、最低でも月１程度は対面で会う、話す機会を作る、といったことを強くオススメします！
テレワークは、複合コミュニケーションがオススメ！
テレワークのデメリットを解決する為のポイントは３つ。
①Quipのようなドキュメントツールを活用
離れて仕事をしている為、基本的には、「作業の履歴を見える化」しておくことを強くオススメします。
Quipについては、ブログ第２弾「Quip詳細編」をご参考下さい。
日々の記録は「日報」、月１のミーティングでは「月次まとめ」、プロジェクトごとには「専用シート」を作成しましょう。
また、ドキュメント同士をリンクさせることで、すぐに移動できるようにしておくのもコツです。
下記は、弊社の日報と月次まとめのサンプル例です。ぜひ、参考にしてみて下さい。
１日の予定を時間軸でたて、タスクの優先度順に書いています。
チェックをつけることで、予定時間から大きくズレないようにするのもポイントです。
シート同士をリンクすることが出来ます。
チームの上司からしても、今何の作業でどのプロジェクトシートを触っているかが一目瞭然ですね。
月初めに、先月分の仕事内容を、「月次まとめダイジェスト」として、上司に報告しています。
その月分のプロジェクトタスクをリンク付し、何が完了していて、何が仕掛中なのかを確認することが出来ます。
②WEB会議で、お互いの認識を確認
①で作成したドキュメントを同時に開きながら、Web会議で定例ミーティングをすることをオススメします。
定例ミーティングの際には、事前に確認事項リストとしてのアジェンダを準備すると、とてもスムーズに進行できます。
各タスクやプロジェクトのリンクを貼っておくことで、すぐにその案件を確認できるようにしておくと良いです。
複数の画面を開き、話をすることになるので、「本日のアジェンダ資料に戻って下さい」とすることで、
見失わずに順を追って確認することが出来ます。
また、画面共有機能をつかって同じものを見ることも出来ますね。
文章では伝わりにくいことに、時間をかける必要はありません。
弊社は週２で30分~60分くらい時間をとっていますが、少し込み入った話はそういうタイミングで話すか、
急ぎの場合は電話をしてWeb会議を設定しましょう。
③対面ミーティングは最低でも「月１程度」
仕事をただ淡々と進めるのであれば、①②だけで十分だと思われるかもしれませんが、なかなかそれだけだと辛い部分がありますね。
対面のコミュニケーションを０％にするのは、あまりオススメは出来ません。
一緒にその場で行った方が早い作業もあります。
また、個人的な相談など、いわゆる「仕事上、少し話しづらい」ようなことは、やはり対面で行う方が、気持ちの面で良いと思います。
場所が離れている場合、オススメは、月２回程度が良いですね。
もちろん、タイミングや社内予算などもあると思うので、チームで相談が必要です。
もし日本国内であれば、最低でも月１回は、実際に会ってみては如何でしょうか？
今回の「働き方改革シリーズ編」、如何でしたでしょうか。
テレワークは、特に日本においては、まだまだポピュラーな働き方ではありません。
ただし、時代の流れや、働き方の多様化に伴い、少しづつ増えていく働き方の１つだと思っております。
いざ社内でテレワークが必要になった時、「どうしよう？！」と慌てることがないように、
今から少しづつ始めてみてもよいかもしれませんね。
それでは次回もお楽しみに！