「テレワーク」を導入して分かったこと・気をつけること
今回は働き方改革シリーズの第３弾、「テレワーク・Web会議編」です。
最近よくきくけど、実際やってみるとどんな感じなんだろう？どんなツールの種類があるの？
コミュニケーションってやっぱり対面じゃないと限界があるんじゃない？
といった素朴な疑問も掘り下げていきます！
※前回までの関連ブログをご覧になっていない方はそちらを先にご覧頂くと、より理解が深まります。
☚オフィスでの働き方の常識を変えるITツールをご紹介！ ～ドキュメント編～
☚Salesforceとの連携も！～Quip詳細編～
◆目次◆
- 近年話題の「テレワーク」には、どんなメリットがあるの？
- テレワークにはWeb会議システムが必須
- 【事例】G Suiteの「Hangouts Meet」
- Web会議のポイントの環境を整える
- 「Web会議」と対面とのギャップ
- テレワークは選択肢の１つへ
近年話題の「テレワーク」には、どんなメリットがあるの？
第１弾でも紹介しましたが、女性の活躍推進、ダイバーシティの推進、長時間労働の是正、テレワークの推進など、
「働き方改革」を社会や企業が目指すようになってきました。
今回の第３弾ではテレワークとは何か、オススメのWeb会議システム、注意点等について紹介しようと思います！
テレワークを一言で言えば、
あらかじめ定められた勤務場所（一般的にはオフィス）で、例えば９時から１７ 時まで定められた時間を勤務するという、固定された「勤務場所」と「勤務時間」に基づくこれまでの働き方に対して、テレワークはＩＣＴ （情報通信技術）を活用することによって、働く場所と時間を働く人が柔軟に選べるようにした働き方です。
もちろん、テレワークという働き方は、従来のオフィス中心の働き方を否定するものではなく、柔軟な働き方を選択肢のひとつとして加えることによって、働き方の質を高めるということです。
「テレワーク」を導入することによって、下記のような企業のマネジメント層を悩ませる「イレギュラーケース」
にも柔軟に対応することが出来ます。
◆イレギュラーケースにも、柔軟な選択肢を提供
- 台風接近などの自然災害の場合、毎回、出社有無の判断や日程調整に苦労する
- 育児・介護の関係で、なかなか通常出社が難しいと、相談された
- 家庭の事情で引っ越す必要があり、泣く泣く辞めなくてはならない社員がいる
まだまだ制度的には広く普及はしていませんが、テレワーク実施対象者方向けに
国土交通省よりアンケート結果が出ており、テレワークを実施する理由として、下記のように回答しています。TOP３はこちらです！
◆テレワークを実施する理由TOP３
- 仕事に集中でき、業務効率が高まるから
- 外出中の空き時間を有効に活用できるから
- 移動中の時間を無駄にしたくないから
【出典】平成２８年度テレワーク人口実態調査－調査結果の概要－/国土交通省
テレワークを導入って、やっぱり色々ハードル高いんじゃない？と懸念される方もいますが、
実際に弊社のテレワークの事例も踏まえながらイメージをつけていってもらえればと思います。
テレワークにはWeb会議システムが必須
とはいえ、テレワークにはそれを実現させる為の環境が必要です。
私としては、下記の２つがポイントとなると思います
①ドキュメント管理ツール （ブログ第１、２弾で紹介済）※詳しくは第１弾へ
②Web会議システム
下記、Web会議システムの抜粋ですので、ぜひ参考にしてください。
ちなみに弊社では、Web会議システムにG Suiteの「meet」を利用しています。実際どんな感じかを紹介していきます！
【事例】G Suiteの「Hangouts Meet」
【イメージ参考】https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/
既にGsuiteを利用している方には、特におすすめです。※Gsuiteはこちら
カレンダーからWeb会議を追加することができ、メンバー招待も行うことが出来ます。
リマインド機能も付いているので、Web会議をうっかり忘れてしまうということも防止できます。
画面共有・チャットも可能です。
①カレンダー画面
②Web会議のスタート画面
③下の「今すぐ表示」より、画面共有が可能
④右上から、チャット機能へ切り替えることも可能
シンプルな画面設計なので初めてでも使いやすいですね。
Web会議のポイントの環境を整える
Web会議を行う上で、オススメの使い方シチュエーションはこんな感じです。
2台のディスプレイを用意し、サブディスプレイ1台は「Web会議専用」にする
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もちろん、1台でも使うことが出来ます。
ただ、1台で行うのは、相当器用な方でないと難しいと思います。
画面で複数の資料やタブを見る際に、Web会議のタブが行方不明になる場合があり、混乱してしまいます。
画面の先には、「話し手が存在する」ということを忘れずに！！！
敬意を示すことでも、固定の画面にし、「常に顔が見える状態」にしておいた方が良いでしょう。
ヘッドセットは、通信が安定しやすい「有線」がオススメ
Web会議で大切なのは、「音声」です。
音声がブツブツ切れるのは、もはや致命的ですので、音声が安定する「有線」をオススメします。
「もしもーし」「もしもーし、聞こえますか？」「もう一度、言って頂けませんか？」…という状況になってしまうと
もはやコミュニケーションが成り立ちません。
音声が一時的に聞こえなくなる場合も想定して、「チャット機能」が付随しているシステムを選ぶのが良いでしょう。
「Web会議」と対面とのギャップ
Web会議と対面とでは、それなりのギャップがあります。
・いきなり会話を始めるという、気持ちの切り替えが必要
・そもそもお互いの場所が異なる為、天気の話などの世間話が若干ずれる
・会議前の相手の前提条件が分からないので、感情や気分が読み取れない
Web会議を始めたばかりのころは、上記のことで若干、気持ちのギャップがありました。
ですが、下記の項目を気をつけることで、気持ちのよい「Web会議」が実現できるようになりましたのでぜひ参考に！
◆基本編◆気をつけることリスト
- はじめの数分は、世間話でブレイクスルー
- 気持ちの良い「挨拶」を忘れない
- これは基本！「ゆっくり・はっきり」と話す
- 相槌・反応は声にだし、リアクションは大げさに
- 自分の話しが終わる時は「以上です」と終了を自ら示す
- 突然、黙り込まない！「少々お待ち下さい」と言う
- カメラ目線を意識し、【Face-to-Face】の基本姿勢へ
Web会議とはいえ、カメラの向こうには相手が存在します。敬意を持って、顔を合わせて挨拶をするようにしましょう。
「今日はどうでしたか？」「今日はいつもと違うXX（場所）からなのですね」といった感じで少し相手の状況などを
察してみるというのも良いスタートが切れますね。
今回は、基本的に気をつけることに触れました。
次回は実体験も踏まえながら、よりよいWeb会議に向けて気をつけることを紹介したいと思います。
テレワークは選択肢の１つへ
ドキュメント管理ツールや、WEB会議システムなどを併用することによって、
「出社して仕事をする」ということが必ずしも必要ではないことが分かったかと思います。
こういったITツールやシステムを導入することによって、下記のような企業のマネジメント層を悩ませる「イレギュラーケース」
にも「テレワーク（リモートワークと呼ばれることも）」といった、新しい選択肢を提供することが出来ますね！
今回のブログ、如何でしたでしょうか。
次回は、テレワークの経験を踏まえて、気をつける事について、もう少し踏み込んで紹介できたらと思います。
それでは次回もお楽しみに！
☚オフィスでの働き方の常識を変えるITツールをご紹介！ ～ドキュメント編～
☚Salesforceとの連携も！～Quip詳細編～
