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ここでつまづくテレワーク!注意点・デメリットを解決しよう~まとめ編~

執筆者:Hara Yuka

 

テレワークは、複合コミュニケーションがオススメです

 

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今回は働き方改革シリーズの第4弾、「まとめ編」です。

慣れないテレワークでは、つまづくポイントもあります。筆者の経験から

今回は注意点やデメリットを整理し、他のコミュニケーションとの併用でバランス

を整える方法を一緒に模索していきましょう。

 

 

※前回までの関連ブログをご覧になっていない方はそちらを先にご覧頂くと、より理解が深まります。

第1弾:働き方改革  <https://www.mk-design.co.jp/blog/2018/10/marketing-salesforce-quip-work-style-reform-ma-tool-01>☚オフィスでの働き方の常識を変えるITツールをご紹介! ~ドキュメント編~

第2弾:Quip詳細編  <https://www.mk-design.co.jp/blog/2018/10/marketing-salesforce-quip-work-style-reform-ma-tool-02>Salesforceとの連携も!~Quip詳細編~

第3弾:Web会議編  <https://www.mk-design.co.jp/blog/2018/10/marketing-telework-remote-work-style-reform-ma-tool-03>☚テレワークへのハードルは意外と低い!?~Web会議編~

 

   ◆目次◆

  1. Web会議のデメリット・注意点①
  2. Web会議のデメリット・注意点②
  3. ドキュメントツールのデメリット・注意点①
  4. テレワークでも、対面を「0%」にしないで
  5. テレワークは、複合コミュニケーションがオススメ!

  

 

Web会議のデメリット・注意点①

筆者も、主にテレワークで仕事をしています。

入社当時から、上司の拠点は「東京」で、私の拠点は「大阪」なのです。

最初は「うまくコミュニケーションをとれるのだろうか?」と心配していた点もありますが、今ではすっかり慣れてきました。

何事もそうですが、テレワークにも、デメリット・メリットがあります。

今回のまとめ編では、実際のテレワーク経験から感じたデメリットとその解決方法を紹介していきます。

◆複数でのミーティングでの注意ポイント

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複数人数でのミーティングでは、1対1よりも注意が必要です。

画面上に同じ方向を向いた複数の人が存在すると、「誰」が「誰に」何を話しているかが掴みづらくなります。

「ブログ第3弾:Web会議編」で紹介した基本的な注意点プラス、下記の点に気をつけると良いです。

  1. 画面共有を活用し、同じ認識をもつこと
  2. 「あれ」「それ」「これ」「さっきの」は使わない
  3. 話しかける相手を示す「〇〇さんに、確認なのですが…」
  4. 急に会話に出てこず、まず名乗る「△△です。9月の発注の件ですが...」

 

 

Web会議のデメリット・注意点②

 

◆長時間ミーティングでの注意ポイント

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長時間にわたるミーティング(目安としては1時間以上の場合)では、音質と画質がより重要になってきます。

特にメガネの人は、ヘッドセットが頭に合わないと、こめかみ部分が圧迫されて痛くなってしまう可能性があります。

その上で、「ブログ第3弾:Web会議編」で紹介した基本的な注意点プラス、下記の点に気をつけると良いです。

  1. 自分の頭にフィットするヘッドセットを使うこと(特にメガネの人は気をつけて)
  2. 無線LANより有線LAN (より安定した環境がベター)

 

 

ドキュメントツールのデメリット・注意点①

 

 ブログ第1弾と2弾ではドキュメント共有ツールの例として、「Quip」を紹介しました。

※ブログ第1弾「働き方改革」はこちら

ブログ第2弾「Quip詳細編」はこちら

ドキュメントとチャットを併用することは、文書で記録が残るという一方で、デメリットがあります。

得に躊躇にデメリットを受けてしまうのが「複数のプロジェクトをもつ、マネージャーの方」です。

 

★ケースパターン★

 

【発生しがちな事象】

忙しいマネージャーは、複数のプロジェクトを持っていることが多いです。

その分、チームからの相談や確認といったメッセージが、誰よりも多く飛び交います。

たとえドキュメント上では「既読」になっていたとしても、

複数プロジェクトがたてこみ、通知が多い場合は、見落とされている可能性もゼロではありません。

【解決策】

コミュニケーションに、完璧はありません。そういった場合に備えて、

・上司をチャットにいれる場合のルールを明確に決めるなど、運用ルールを見直す

・定例ミーティングでWeb会議を設定し、きちんとお互いに共通認識がとれているかどうかを確認する

といったことが大切です。

 

テレワークでも、対面を「0%」にしないで

 

 テレワークのメリットは、「効率的かつ柔軟なコミュニケーション」が出来ることです。

仕事において、それはかなり大きなメリットですね。

ただ一方で、個人的な相談など、いわゆる「仕事上、少し話しづらい」ようなことは、文章やWeb会議に頼り切りなコミュニケーションでは、難しい場合があります。

ですので、「100%完全にテレワークにする」というのはその点でリスクかもしれません。

やはり、最低でも月1程度は対面で会う、話す機会を作る、といったことを強くオススメします!

 

 

テレワークは、複合コミュニケーションがオススメ!

テレワークのデメリットを解決する為のポイントは3つ。

  1. Quipのようなドキュメントツールを活用
  2. 定期的なWeb会議で、お互いの認識を確認
  3. 対面ミーティングは最低でも「月1程度」

 

①Quipのようなドキュメントツールを活用

離れて仕事をしている為、基本的には、「作業の履歴を見える化」しておくことを強くオススメします。

Quipについては、ブログ第2弾「Quip詳細編」をご参考下さい。

日々の記録は「日報」、月1のミーティングでは「月次まとめ」、プロジェクトごとには「専用シート」を作成しましょう。

また、ドキュメント同士をリンクさせることで、すぐに移動できるようにしておくのもコツです。

下記は、弊社の日報と月次まとめのサンプル例です。ぜひ、参考にしてみて下さい。

 

◆日報・サンプル◆

 

1日の予定を時間軸でたて、タスクの優先度順に書いています。

チェックをつけることで、予定時間から大きくズレないようにするのもポイントです。

シート同士をリンクすることが出来ます。

チームの上司からしても、今何の作業でどのプロジェクトシートを触っているかが一目瞭然ですね。

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月次まとめ・サンプル

 

月初めに、先月分の仕事内容を、「月次まとめダイジェスト」として、上司に報告しています。

その月分のプロジェクトタスクをリンク付し、何が完了していて、何が仕掛中なのかを確認することが出来ます。

 

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②WEB会議で、お互いの認識を確認

①で作成したドキュメントを同時に開きながら、Web会議で定例ミーティングをすることをオススメします。

※Web会議についての詳細は第3弾へ

 

◆定例ミーティング用アジェンダ・サンプル

 

定例ミーティングの際には、事前に確認事項リストとしてのアジェンダを準備すると、とてもスムーズに進行できます。

 各タスクやプロジェクトのリンクを貼っておくことで、すぐにその案件を確認できるようにしておくと良いです。

複数の画面を開き、話をすることになるので、「本日のアジェンダ資料に戻って下さい」とすることで、

見失わずに順を追って確認することが出来ます。

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また、画面共有機能をつかって同じものを見ることも出来ますね。

文章では伝わりにくいことに、時間をかける必要はありません。

弊社は週2で30分~60分くらい時間をとっていますが、少し込み入った話はそういうタイミングで話すか、

急ぎの場合は電話をしてWeb会議を設定しましょう。

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③対面ミーティングは最低でも「月1程度」

 仕事をただ淡々と進めるのであれば、①②だけで十分だと思われるかもしれませんが、なかなかそれだけだと辛い部分がありますね。

対面のコミュニケーションを0%にするのは、あまりオススメは出来ません。

一緒にその場で行った方が早い作業もあります。

また、個人的な相談など、いわゆる「仕事上、少し話しづらい」ようなことは、やはり対面で行う方が、気持ちの面で良いと思います。

場所が離れている場合、オススメは、月2回程度が良いですね。

もちろん、タイミングや社内予算などもあると思うので、チームで相談が必要です。

もし日本国内であれば、最低でも月1回は、実際に会ってみては如何でしょうか?

 

今回の「働き方改革シリーズ編」、如何でしたでしょうか。

テレワークは、特に日本においては、まだまだポピュラーな働き方ではありません。

ただし、時代の流れや、働き方の多様化に伴い、少しづつ増えていく働き方の1つだと思っております。

いざ社内でテレワークが必要になった時、「どうしよう?!」と慌てることがないように、

今から少しづつ始めてみてもよいかもしれませんね。

 

それでは次回もお楽しみに!

 

第1弾:働き方改革  <https://www.mk-design.co.jp/blog/2018/10/marketing-salesforce-quip-work-style-reform-ma-tool-01>☚オフィスでの働き方の常識を変えるITツールをご紹介! ~ドキュメント編~

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第3弾:Web会議編  <https://www.mk-design.co.jp/blog/2018/10/marketing-telework-remote-work-style-reform-ma-tool-03>☚テレワークへのハードルは意外と低い!?~Web会議編~

 

 

 

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廣見 剛利
代表取締役社長

20代の頃から、営業会社の組織を率いるかたわら、営業の重要性を認識しながらも、営業の限界について自問自答をし続ける。30代でCRMとSFAに出会いその限界を打破する光が見えつつも、変革しなければならないプロセスの多さに愕然とする。40代に入りマーケティングオートメーションと出会い、見込み客獲得から、見込み客教育、商談化のプロセスの自動化について体現する。商談化前が自動化されることにより、商談後の生涯顧客価値を最大化させるプロセスの見える化、見える化による再現性のある営業組織づくりを実現。同じ悩みをもつ日本企業の解決策を提供すべく、マーケティングデザインを設立。詳しくはこちら

三宅 毅
CMO(最高マーケティング責任者)
2000年半導体部品メーカーに入社。企画部門にて3次元CADの導入などによる業務効率化を成功させる。その後、CAE専門企業に移り、マーケティング活動全般、2008年Salesforce導入プロジェクトに関わる。マーケティングの可能性を追求すべく、2015年にBtoBマーケティング専門エージェンシーにて、Pardotなどの最新のマーケテイングオートメーションツールの導入や各種業界を支援。2017年5月より現職マックスヒルズのCMOとしてマーケティング活動から、会社の生産性向上などHR部門も統括。また、マーケティングデザインの設立にも携わり、中小企業における人材の育成にもつとめている。 Salesforceの導入事例として関連会社のマックスヒルズで掲載されました。詳しくはこちら
Hara Yuka
カスタマーサクセス・マーケティング担当
Webマーケティング業務に携わっております。前職のITコンサルティング会社では、SAP等の業務基幹システムのユーザーシステムサポート業務に従事し、お客様は国内のみならず、海外ユーザーにも対応しておりました。マーケティングデザインでは、ブログ記事を執筆する機会が多く、システムなどのIT・Web関連が苦手な方でも、分かりやすく伝わるように心がけております。日進月歩する分野ですので、最新の情報を出来る限りキャッチしつつ、役立つ情報を発信できるように、頑張っていきます!★Salesforce/EinsteinChampion(2020)認定 ★Twitterはこちら
柴沼 潤
インサイドセールス・マーケティング担当

2019年のはじめに入社し、Salesforce のEinsteinAnalyticsを活用した分析業務に取り組ませていただいております。ダブルワークしており、フリークライマーとしての活動の傍ら業務に取り組んでおります。マーケティングデザインでは私が取り組んできた分析業務の活用事例を紹介させていただくことで、営業支援ツールの導入・活用に役立つ情報を提供していきたいと考えております。機会があれば私自身の勤務の様子をご紹介させていただくかもしれません。ダブルワーク・テレワークといった勤務スタイルがどのように確立されているかなど、興味がある方々にとって有益な情報を発信できるように頑張ります。