執筆者:原 友香
電話受付やスケジュール調整って意外に大変…もっと業務に集中したい!
こんにちは!マーケティングデザインの原です。
自社のWebサイトに、問い合わせや予約の電話番号を掲載している方も多いですよね。
でも、電話受付やスケジュール調整って時間もかかるし、意外と管理や共有も大変…
今回のブログでは、 Webサイトにつかえる便利な予約システムを紹介致します!
◆目次◆
- Web上で完結できるのは大きな強み
- Web予約システム『you can book me』
- Web予約フォーム画面はシンプル。はじめてのお客様にも◎
- Googleカレンダーで一元管理が可能!
- Web予約システムの活用で業務効率化へ
Web上で完結できるのは大きな強み
Web予約システムの強みは、何と言ってもすべてWeb上で完結するところです。
現在も電話やメールを使った来訪受付や、サービス予約をしている企業様も多数いらっしゃいます。
しかし、スケジュールの調整や受付対応には、時間と労力がかかってしまいますよね。
受付担当者が何人もいる場合は、共有体制が十分ではなく、同じ時間に2つ予約を受付てしまった…!なんてことも、あるかもしれません。
2019年7月9日(火)~11日(木)、店舗向け集客をしている事業の方で、スポルテックに出展するのですが、ブースでの時間を有効活用して頂く為、「事前アポイント制の面談」を実施することになりました。
今回は、Web予約システムの例として、展示会で活用した予約システムをご紹介したいと思います。
この予約システムを使うと、電話対応での調整や、社内共有のお知らせをする必要がなくなるのでとても楽ですよ!
Web予約システム『you can book me』
Web予約システムとして使ったのは、こちらの「you can book me」です。サービス内容の詳細は、公式サイトをご参考下さい。
公式サイトにも掲載されていましたが、サービス内容についての分かりやすい紹介動画がありました。
STEP①サイトを翻訳する
「you can book me」の画面は、英語になりますが、日本語にする裏技があります。
Chromeのブラウザをご利用であるならば、右クリック「日本語に翻訳(T)」を活用すれば、
下記のような画面になりますので試してみてはいかがでしょうか。
(一部、自動翻訳の問題で変わった日本語の言い回しがまざりますが、システム画面的には、特に大きな問題はなく利用できるかと思います。)
STEP②動画を日本語字幕で見る
字幕設定があるものに関しては、完璧な日本語でないにしても、日本語でも見ることが可能です。
字幕設定を「English」にして、動画を流すと、若干読みづらくはなりますが、英語を瞬時に日本語で表示することが出来ます。
一度、お試しください!
Web予約フォーム画面はシンプル。はじめてのお客様にも◎
それでは早速、お客様がサイト上で閲覧する、実際の予約画面を見てみましょう。
操作例① 7月11日10時の上を選択(PCではマウスのカーソルを合わせてクリック)
操作例② 選択すると、予約した時間の色が変わります。
操作例③ 名前や連絡先などの必要条件を記入し「予約確定」をクリック。これで予約は完了します!
Googleカレンダーで一元管理が可能!
上記では、お客様側の予約フォーム画面を紹介しました。次は管理者側の画面です。
管理画面① 予約が入ると、Googleカレンダーに情報が同期されますので、スタッフ全員で情報を共有することができます
管理画面② 既に予約有の時間帯は、下記のように選択が出来なくなっています。
Web予約システムの活用で業務効率化へ
今回のブログ、如何でしたでしょうか?
予約した時間帯は、一度予約されると選択が出来なくなるので、ダブルブッキングの抑制になります。
面談予約、パーソナルジムをはじめとするレッスン系のサービスをやっている場合、予約の調整がかなり仕事の負担ですよね。
折返しの電話や、メールの送信、予定の確認や調整...主業務に余裕がないと特に大変になってきます。
シンプルな操作に加え、Googleカレンダーでの管理もしやすく、かつ、スタッフ間の情報共有ができるとあって、導入メリットは大きいです。
こういったWebの業務効率化サービスを活用することで、さらなる事業促進に繋がります。ぜひこれを機会に考えてみては如何でしょうか。
それでは次回もお楽しみに!