マーケティング ブログ

【テレワークに最適】Salesforce・Quipでチームのコミュニケーションを活性化!

執筆者:Hara Yuka

 チームでリアルタイムに共同作業を!在宅勤務に最適

#リモートワーク

2020年、コロナウイルスの流行の影響を受け、急速にテレワークが普及しました。

緊急事態宣言等を受けて、取り急ぎ導入された企業様もまた多いのではないでしょうか?

弊社でもテレワークは以前より経験がありましたが、社員全員が長期で続けるといったことは、

今年がはじめてです。慣れないテレワーク、意思疎通を図るのが難しいと感じている方も多いかと思います。

今回はテレワークに役立つ、おすすめの「Quip」(コラボレーションプラットフォーム)をご紹介します!

 

新型コロナウイルス関連の情報は、日々アプデートされています。この情報は2020年8月19日現在の状況に基づくものです。皆様が行動を起こすにあたり、常に最新のニュースを参照し、政府の発表に基づいて最も安全な活動を行うよう配慮してください。

◆目次◆

  1. コロナウイルス流行で、慣れないテレワークへ移行
  2. 新しいコミュニケーションを「Quip」で
  3. 1. フォルダ権限の管理・チームでチャット共有・同時編集
  4. 2.自動バックアップ・復元機能
  5. 3. チャット機能でドキュメント上で話し合い
  6. 4. 効率的な進捗管理が可能・担当者の可視化
  7. 5. 豊富なテンプレ・スライド機能
  8. 【アドバイス】Quip使用上で気をつけ方が良いこと

  

コロナウイルス流行で、慣れないテレワークへ移行

Stressed businesswoman sitting at her desk in the office

  1. コロナウイルス流行に伴いテレワークを導入。電話やメールを中心に実施しているが、チーム内で認識の違いが生まれている。
  2. メールCCに追加されず、全くプロジェクトの内容が追いついていないメンバーがいたが、発覚するまで時間がかかった。
  3. チームの各々の進捗状況が見えづらい。同じドキュメントをコピーして各自が編集していた為、チーム内で混乱した。

もしかしたら、こういったことを既に経験されている方、多いかもしれません。

通常であったらこんな事にはならなかったのに、と余分な気を使ったり、資料の統合・修正したり、進捗を何度も確認するのは、小さいことですが、積み重なるとストレスになってきます。本来は、やらなくても良いことだった訳ですから。

出来ることなら、在宅勤務でもオフィスと同じようにコミュニケーションをというのが理想。コロナウイルスが流行しだして以降、弊社の社員は在宅勤務が基本、ベースになっています。

朝のチーム定例MTG、各プロジェクトMTG以外のコミュニケーションはSalesforceのQuipを使用していますので、今回はQuipでどのようにチームでコミュニケーションしているかをご紹介します。

新しいコミュニケーションを「Quip」で

コラボレーションプラットフォームとして今回紹介したいのは、Salesforce社が提供する「Quip」です。分かりやすい動画もあがっていたので、こちらもぜひご視聴下さい。動画なのでイメージがつきやすいです!

Salesforceを既に導入されている企業様にとっては、Quipと連携が出来るのでより魅力的かもしれませんね。

 

◆Quipでできること ※参考⇒Quip公式サイト

  1. フォルダ権限の管理・チームでチャット共有・同時編集
  2. 自動バックアップ・復元機能
  3. チャット機能でドキュメント上で話し合い
  4. 効率的な進捗管理が可能・担当者の可視化
  5. 豊富なテンプレ・スライド機能

それでは、詳細を詳しく見ていきましょう。

1. フォルダ権限の管理・チームでチャット共有・同時編集

テンプレートのサンプルから、例として「製品立ち上げプロジェクト」を選択しました。Quipの画面の構成は大きくは変わりませんので、どのシートを開いても統一されています。画面の構成としては、3つに分かれています。

marketing-quip-document-tool-step1_13

 

①上部では、共有されているメンバーを表示

1つのドキュメント上では、そのドキュメントが誰に共有されているかをメンバーリストで見ることが可能。どのシートで作業をしているかが一目瞭然です。

他のメンバーを追加することも出来ますし、フォルダごとでやシートごとにアクセス制限をかけることも出来ます。このシートの編集はプロジェクトリーダーに限定し、他メンバーは「閲覧権限のみ」といった設定も可能です。

marketing-quip-document-tool-step2_01

 

②右横では、リアルタイムででメンバーとチャットが可能

右横では、メンバーとチャットが可能になります。「@XXXXXX(名前)」を入れると、個人宛のメッセージになります。「既読」が分かるようになっています。またメッセージの反応として「いいね」や「☺スマイルマーク」「🎉お祝いクラッカー」といった様々な絵文字も付いているので、社内コミュニケーションが少し楽しくなりました。

メールでのやりとりだと、「Aチーム XXXX様 お世話になっております〇〇です。△△の件、承知致しました。」とチーム内でやっていたことが「いいね」のボタン1つで代用出来ます。

③メンバー間で同時編集が可能

中心部分では、シェアされているメンバーが同時に編集することが出来ます。編集中の場合、メンバーのアイコンが表示されます。リアルタイムで同時編集が出来るのは魅力的。チームメンバーが各々コピーして、【最終版】が一体どれなのかといった問題は、全くなくなるはずです。

2.自動バックアップ・復元機能

この機能はいざという時に強いです。やはりチームで同時編集をしていると、間違えてトピックごと消しちゃった…なんてこともあります。

しかしQuipは過去の履歴を下記のように細かく遡ることが出来るので、万が一編集誤りがあっても、適切な日時ポイントを指定して復元することが可能です。

quip_doc_rireki

3. チャット機能でドキュメント上で話し合い

 ドキュメント上の文章、写真で気になる部分を、ピンポイントで、個人宛にチャットをすることが出来ます。ピンポイントチャットのようなものが、黄色いアイコンで画面上には表示されます。このチャットボックスは「閉じる」で非表示にすることが出来き、数字のカウントはチャットやり取り件数を示しています。

marketing-quip-document-tool-step1_05-add

 marketing-quip-document-tool-step2_02

4. 効率的な進捗管理が可能・担当者の可視化

テンプレートなどを利用して、プロジェクトをドキュメント上で管理・指示することが出来ます。カウントの日付は自動で更新されますし、また、関連するQuip資料のリンクを貼ることも出来ます。

marketing-quip-document-tool-step1_06

 

5. 豊富なテンプレ・スライド機能

Quipはテンプレートが多いのが特徴です。下記のように、業務カテゴリごとのテンプレートが充実しています!

「レイアウト」や「構成」をこだわってしまうと意外と時間がかかります。

既存のテンプレートを使えば、既に構成が決まっているので、かなりの効率化が可能。ただ情報を上から穴埋めしていくだけで、要素がシンプルにまとまりますし、完成形が見えているので、資料の作成もスムーズです。

 

marketing-quip-document-tool-step1_04
 

また、LiveAppの機能もかなり使えます。自分で1から作るのが面倒な、フローチャート・チャート図などをカスタムすることが出来るのは便利です。

 

marketing-quip-document-tool-step1_09

 

marketing-quip-document-tool-step1_10

最初から複数パターン用意されているので、「こんなの欲しかった!」というのが選びたい放題です。

marketing-quip-document-tool-step1_11

 

こちらは、スライド機能です。スライドは、1人で作成するのではなく、チームで分けて作成することも多いので、Quipでシェアしながら、予め担当ページを決め、各自作成し終わったらコメントチャットでレビューしてもらうというのは楽ですね。

ちなみに同時編集が可能なので、ドキュメントは常に1つ。「どれが最新版なんだっけ?」というありがちなファイル管理トラブルも、もうなくなります。marketing-quip-document-tool-step1_08

【アドバイス】Quip使用上で気をつけ方が良いこと

今回は紹介しきれませんでしたが、他にも「タスクリマインド機能」等、ご紹介できなかった機能も多くあります。

私に関してはQuipを使って3年程経ちました。アップデートで機能が追加されたりと、チーム共有のドキュメントとしてはとても優秀だと感じています。Webミーティングでも、Quipのプロジェクトシートを追記しながら話すので認識あわせもスムーズです。

(口頭だけのコミュニケーションや意思決定って意外に伝わってなかったりするんですよね…)

ただし、Quipを使う上で気をつけた方が良いことが2点あります。

①チャット機能

大人数プロジェクトになると、なかなか意見がまとまらず、メッセージが飽和してしまうというデメリットもありますので、まずは5人程度の小さなチームから初めてみるのがオススメです。メンションの範囲等ルールを決めておくと良いでしょう。

②Quipのシート命名・フォルダ階層管理

長く使えば使うほど、当たりまえですが作成したQuipシートが増えてきます。社内でシートの命名規則や、フォルダの階層ルールを初期段階で決めることを強くおすすめします。過去シートを探せるように、検索機能がついていますが、数年立つと「概要やタイトルすら忘れた」なんて事もありますので。

今回のブログ如何でしょうか?テレワーク・在宅勤務でのコミュニケーションでお悩みの方に参考になれば幸いです。ドキュメントベースで円滑なコミュニケーションをとる方法があるのだな、と知って頂けるきっかけになればと思っております。

まだまだコロナウイルスの流行も油断なりません。日本企業の働き方がより良いものになりますように!

 それでは次回もお楽しみに!

2015年からマーケティングデザインが取り組んだマーケティングやマーケティングオートメーションの事例については以下よりダウンロードできます。詳しく知りたい方はぜひご活用下さい。                 

マーケティング事例ダウンロード

 

どんな小さな質問・ご相談でも構いません。まずは、気軽にご相談ください。

オススメのブログ記事

廣見 剛利
代表取締役社長

20代の頃から、営業会社の組織を率いるかたわら、営業の重要性を認識しながらも、営業の限界について自問自答をし続ける。30代でCRMとSFAに出会いその限界を打破する光が見えつつも、変革しなければならないプロセスの多さに愕然とする。40代に入りマーケティングオートメーションと出会い、見込み客獲得から、見込み客教育、商談化のプロセスの自動化について体現する。商談化前が自動化されることにより、商談後の生涯顧客価値を最大化させるプロセスの見える化、見える化による再現性のある営業組織づくりを実現。同じ悩みをもつ日本企業の解決策を提供すべく、マーケティングデザインを設立。詳しくはこちら

三宅 毅
CMO(最高マーケティング責任者)
2000年半導体部品メーカーに入社。企画部門にて3次元CADの導入などによる業務効率化を成功させる。その後、CAE専門企業に移り、マーケティング活動全般、SFA導入プロジェクトに関わる。マーケティングの可能性を追求すべく、2015年にBtoBマーケティング専門エージェンシーにて、Pardot、Marketo、Hubspot、シャノンなどのマーケテイングオートメーションツールの導入や各種業界を支援。Pardotは、日本に入ってきた当初からサポート。 2017年5月より現職のCMOとして紹介キャンペーンツール「 KUCHICO PREMIUM」や 店舗集客支援のマーケティング活動、2018年4月にはインサイドセールスの立ち上げ、ITを駆使した会社の生産性向上などHR部門も統括。また、同時に、中小企業におけるマーケティング支援、SFA支援や構築、人材の育成にもつとめる。Salesforceの導入事例として掲載されました。詳しくはこちら
Hara Yuka
カスタマーサクセス・マーケティング担当
Webマーケティング業務に携わっております。前職のITコンサルティング会社では、SAP等の業務基幹システムのユーザーシステムサポート業務に従事し、お客様は国内のみならず、海外ユーザーにも対応しておりました。マーケティングデザインでは、ブログ記事を執筆する機会が多く、システムなどのIT・Web関連が苦手な方でも、分かりやすく伝わるように心がけております。日進月歩する分野ですので、最新の情報を出来る限りキャッチしつつ、役立つ情報を発信できるように、頑張っていきます!★Salesforce/EinsteinChampion(2020)認定 ★Twitterはこちら
柴沼 潤
インサイドセールス・マーケティング担当

2019年のはじめに入社し、Salesforce のEinsteinAnalyticsを活用した分析業務に取り組ませていただいております。ダブルワークしており、フリークライマーとしての活動の傍ら業務に取り組んでおります。マーケティングデザインでは私が取り組んできた分析業務の活用事例を紹介させていただくことで、営業支援ツールの導入・活用に役立つ情報を提供していきたいと考えております。機会があれば私自身の勤務の様子をご紹介させていただくかもしれません。ダブルワーク・テレワークといった勤務スタイルがどのように確立されているかなど、興味がある方々にとって有益な情報を発信できるように頑張ります。